Jak zaplanować spotkanie w Microsoft Teams?

#ZostańWdomu

Szkolenia zdalne - do 2020-07-01 są dostępne w cenie promocyjnej -25%!

» Microsoft Office
» Excel/VBA/Excel BI/Power Pivot/Power Query/Power BI
» Access/Access VBA
» VBA/Excel VBA/Access VBA
» Web Development
» Projektowanie/Grafika

Aplikacja Microsoft Teams pobiła rekord popularności w tydzień zyskując 12 mln użytkowników. Możliwe, że i Ty, jak wielu nowych użytkowników programu jesteś w takiej sytuacji: organizujesz spotkanie, lekcję, wideokonferencję w Teams.

Zainstalowałeś program, zalogowałeś się, co dalej? Gdzie kliknąć? Pokażę krok po kroku jak używać Microsoft Teams by zorganizować spotkanie. Dowiesz się jak zaplanować i zaprosić gości do Twojej wideokonferencji.

Organizacja wideospotkania przy założeniu, że Teams jest zainstalowany, a więc jesteś w posiadaniu loginu i hasła do sprowadza się do odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jak zalogować się do Teams?
2. Jak stworzyć termin spotkania w Teams?
3. Jak zaprosić uczestników do spotkania w Teams?
4. Jak dołączyć do spotkania w Teams?

Jak zalogować się do Teams?

Do Teamsa zalogować się można na dwa sposoby - wykorzystując aplikację Teams zainstalowaną na komputerze, bądź za pomocą portalu Office 365 - www.office.com.
Zakładając, że posiadasz zainstalowaną aplikację - uruchamiasz ją i wpisujesz login i hasło:

Zakładając, że nie posiadasz jeszcze zainstalowanej aplikacji - uruchamiasz przeglądarkę np. Chrome - przechodzisz do strony www.office.com i logujesz się wykorzystując przycisk Zaloguj się w prawym górnym rogu.

Jak stworzyć termin spotkania?

Z pionowego menu po lewej stronie (tam gdzie widzisz Aktywność, Czat, Zespoły… ) wybierz Kalendarz.
Uwaga! Jeżeli nie widzisz tam kalendarza korzystasz z darmowej wersji aplikacji - Teams Free. Na dzień pisania tego artykułu nie możesz organizować spotkań o określonym czasie.
W prawym górnym rogu ekranu kliknij na "Nowe spotkanie".

Widok, który teraz masz przed sobą pozwala Ci na personalizację spotkania. Najważniejsze w nim to:
a) Nadanie spotkaniu Tytułu. Nadaj taki mówiący o jego tematyce. Wiemy, że to będzie "wideokonferencja".
b) Obok ikony kalendarza ustal czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania

Jak zaprosić uczestników do spotkania w Teams?

Dodaj uczestników wymaganych – wpisz adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić. Mogą to być też adresy spoza Twojej organizacji, np. Gmailowe czy innych firm, instytucji.
Uwaga! Zapraszając gościa/osobę z zewnątrz wpisz jej e-mail w całości, odczekaj chwilę, aż pojawi się opcja "Zaproś użytkownika " i w nią kliknij

Wpisz szczegółowe informacje o tym nowym spotkaniu – jest to treść maila, który zostanie wysłany do zaproszonych uczestników. Bezpośrednio pod tą treścią automatycznie zostanie dodany link w który będzie należało kliknąć, aby do niego dołączyć. Możesz tu umieścić np. agendę spotkania.
Kliknij w "Wyślij" w prawym górnym rogu

Gratuluję! Spotkanie zostało zorganizowane! ? Jak teraz do niego dołączyć?

Jak dołączyć do spotkania w Teams?

Wystarczy, że po zalogowaniu chwilę przez terminem spotkania ponownie wybierzesz Kalendarz, odnajdziesz datę i godzinę swojego spotkania i wybierzesz Dołącz.

Co z kolei widzą zaproszone osoby? Poniżej mail jaki dostanie użytkownik Gmail'a. Niezależnie od używanego maila, każdy odnajdzie tam link "Dołącz do spotkania w aplikacji Microsoft Teams". Wystarczy, że Twój gość w niego kliknie i już!

Po kliknięciu w link zaproszona osoba zostanie zapytana czy chce używać zainstalowanej aplikacji Teams czy dołączyć w przeglądarce. Zachęcam do zainstalowania. Twoi goście mogą bez problemu po prostu wybrać opcję "Zamiast tego dołącz w przeglądarce".

Przy standardowych ustawieniach osoby spoza Twojej organizacji po kliknięciu w link będą mogły się przedstawić przed
dołączeniem, a po wybraniu "Dołącz teraz" trafią do poczekalni. natomiast organizator (Ty) będziesz musiał je wpuścić do spotkania. Jeśli się spóźnisz z kliknięciem po pojawieniu się dymka, spokojnie. Wciąż możesz pozwolić uczestnikom dołączyć wybierając "Pokaż uczestników" (obok czerwonej słuchawki). Potwierdź ich uczestnictwo klikając obok nazwy uczestnika po prawej stronie.

Jeśli pomimo przeczytania tego artykułu przychodzą Ci do głowy jakiekolwiek pytania – dzwoń i pisz śmiało. Jeśli zależy Ci na szybkim i bezpośrednim kontakcie – możesz skorzystać z czatu dostępnego na www.itschool.pl.

Do zobaczenia na szkoleniach!